Le métier où l'exception est la règle.
Un plan de transport se déroule rarement comme prévu. La valeur n'est pas dans l'optimisation du plan, elle est dans la vitesse de traitement des écarts.
Beaucoup de documents, beaucoup d'acteurs, et un écart toutes les heures.
L'essentiel du temps des exploitants passe à constater des écarts et à prévenir les bonnes personnes.
Une expédition met en jeu un donneur d'ordre, un ou plusieurs transporteurs, parfois un transitaire et un entrepôt, chacun avec son système et son vocabulaire. Les informations circulent par email, par EDI partiel et par téléphone. Un retard, une avarie ou une anomalie documentaire se détecte souvent parce que quelqu'un a relu une boîte mail.
Le coût n'est pas dans l'écart lui-même, il est dans le délai entre l'écart et la décision. Une information de retard traitée dans l'heure se gère, la même traitée le lendemain devient un litige client et une pénalité.
Quatre cas qui attaquent le délai de traitement.
Tous consistent à transformer un flux entrant non structuré en une action qualifiée.
La lecture des documents de transport
Extraire et contrôler les informations des lettres de voiture, bons de livraison et documents douaniers, quel que soit leur format, et signaler les incohérences avant qu'elles ne bloquent la facturation.
La détection et la qualification des écarts
Repérer dans les flux entrants ce qui annonce un retard, une avarie ou une anomalie, qualifier la gravité, et alerter l'exploitant concerné avec le dossier déjà rassemblé.
La réponse aux demandes de suivi
Traiter les demandes de statut, qui représentent une part importante des sollicitations et aucune décision, en laissant les exploitants sur les dossiers à enjeu.
Le contrôle de facturation
Rapprocher automatiquement ce qui a été commandé, ce qui a été réalisé et ce qui est facturé, et sortir les écarts avec leur explication plutôt qu'une liste de montants.
Vous ne maîtrisez pas la qualité des données entrantes.
C'est la différence majeure avec les autres secteurs, et elle change la conception.
Les documents arrivent de tiers que vous ne pouvez pas contraindre : un transporteur sous-traitant, un client qui envoie un scan de mauvaise qualité, un partenaire dont le format change sans préavis. Un système conçu sur l'hypothèse d'un format stable tombe en panne silencieusement le jour où ce format change.
Nous concevons donc pour l'échec : le système doit savoir dire qu'il n'a pas compris, plutôt que de produire une donnée fausse avec confiance. Le taux de passage à l'humain est un paramètre de pilotage, pas un défaut à masquer.
Par le flux documentaire le plus répétitif.
Celui qui occupe le plus de personnes pour le moins de décisions.
Dans la plupart des organisations que nous accompagnons, c'est le traitement des documents de transport ou les demandes de suivi. Les deux sont à fort volume, à faible enjeu unitaire, et produisent une mesure de gain en quelques semaines.
Le contrôle de facturation vient ensuite, parce qu'il suppose que la lecture documentaire soit déjà fiable, et parce que son enjeu financier justifie un seuil de reprise humaine plus strict.
Travaillons ensemble, ou pas.
Que vous cherchiez un partenaire, un poste ou simplement un avis sur un sujet en cours, écrivez-nous. Nous répondons à tout le monde.
Chaque premier échange est mené par un associé, pas par un commercial. Vous repartez avec un avis, même si nous ne travaillons pas ensemble.
