La fonction la plus outillée, et la plus manuelle.
Une direction financière dispose d'un ERP, d'un outil de consolidation et d'un outil de trésorerie. Et elle passe ses clôtures dans des tableurs, parce que c'est le seul endroit où les trois se rejoignent.
Des outils partout, et le tableur au milieu.
Ce n'est pas un défaut d'équipement, c'est que les outils ne parlent pas le même langage comptable.
Les écarts d'une clôture viennent rarement d'une erreur de saisie. Ils viennent de règles de rattachement différentes entre deux systèmes, d'un plan analytique qui a évolué, ou d'une opération intragroupe comptabilisée différemment des deux côtés. Les identifier demande de connaître l'historique, pas seulement de comparer des montants.
C'est pour cette raison que l'automatisation classique a peu mordu sur cette fonction. Un rapprochement par règle fixe traite les cas simples, qui ne posaient déjà pas de problème, et laisse les écarts d'interprétation, qui consomment l'essentiel du temps.
Quatre cas, tous en préparation de décision.
Dans cette fonction, l'agent instruit. Il ne valide jamais.
L'explication des écarts
Pour chaque écart de rapprochement, proposer l'explication la plus probable à partir de l'historique des cas comparables, avec les pièces à l'appui. Le comptable tranche sur un dossier instruit au lieu de chercher.
Le contrôle des engagements
Vérifier la conformité d'une dépense aux règles d'engagement avant validation : seuil, délégation, imputation analytique, pièces requises. Signaler ce qui cloche, sans jamais débloquer.
La préparation de la clôture
Rassembler les éléments récurrents, détecter les comptes dont le comportement sort de l'ordinaire, et produire la liste des points à traiter avant le premier jour de clôture plutôt qu'au cinquième.
La lecture des documents fournisseurs
Extraire et contrôler les informations des factures et des contrats, dans tous les formats reçus, et faire remonter les écarts entre commande, réception et facturation.
Aucune écriture comptable n'est générée par un agent.
C'est une règle que nous ne négocions pas, et elle n'est pas seulement prudentielle.
Une écriture engage la responsabilité de personnes nommées et s'inscrit dans une piste d'audit dont la réglementation impose la fiabilité et l'intangibilité. Un système qui propose une écriture validée par un humain est auditable. Un système qui l'écrit lui-même fait porter sur le commissaire aux comptes une charge de contrôle qu'il refusera.
Notre position est donc stable : l'agent instruit, prépare et explique, un humain valide et porte l'écriture. Cela ne réduit pas le gain, parce que le temps n'est pas dans le geste de validation, il est dans la recherche qui le précède.
Par les écarts récurrents, pas par la clôture entière.
Une clôture est un mauvais premier périmètre : elle arrive une fois par mois et tout le monde est sous tension.
Nous commençons par un type d'écart récurrent et identifié, sur lequel l'historique est disponible. Le cycle d'apprentissage est court, la mesure est nette, et l'équipe voit le résultat sans attendre la prochaine clôture.
Cette offre est construite avec notre partenaire Qwincy, qui apporte la connaissance des processus financiers là où nous apportons l'architecture et la mise en production.
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